בעבר, בתי העסק השונים, נאלצו לרכוש בעצמם את המדפסות האישיות והמשותפות למשרד, מבלי שניתנה להם אלטרנטיבה אחרת. החיסרון היה כפול: מחד, ההוצאה הכרוכה בקניית המדפסות הללו יכולה להיות גדולה מאוד ולהסתכם בעשרות אלפי שקלים. מאידך, נדרשת הוצאה נוספת עבור שירותי תפעול, תיקון ותמיכה טכנית, שלרוב מושכרים מבחוץ.
אז מה האפשרות האחרת?
החלופה היעילה והנפוצה כיום בשוק, היא השכרת מדפסות. חברות המציעות שירות זה, יעניקו שירותי אפיון והתאמה אישית של המדפסות הנדרשות לבעל העסק, וכן יספקו שירותי תחזוקה שוטפים במסגרת תשלום חודשי קבוע. כך למשל, יוכל מבקש השירות ליהנות ממדפסת העונה על צרכיו, מבלי לבזבז זמן מיותר על התקנתה או תיקונה לכשידרש. כחלק משירות השכרת המדפסות, יגיע טכנאי מוסמך אשר יבצע את החיבורים ויגדיר כל מדפסת, כך שתתאים למשתמשים בה. אין צורך בקניית ראשי דיו או חלקי חילוף כאלה ואחרים, כי הכל כלול בשירות!
לייעול תהליכי ההדפסה בארגון משמעות רבה, שכן, כל עובד ועובד – מהזוטר ועד לבכיר – משתמש תכופות בשירותי הדפסה. שירותי השכרת מדפסות מהווים פתרון נבחר לייעול השימוש ולחיסכון משאבים וזמן יקר.