אין דבר מכעיס יותר מלהכין אירוע ל-200 איש ובסופו של דבר לגלות שהגיעו רק 100 מכלל המוזמנים. כי כאשר אתם מארגנים אירוע, אתם דואגים לכיבודים, פעילויות אמנותיות, מקומות ישיבה, מערכות תאורה והגברה ומה לא. ולכן, כאשר לא מגיעים די אנשים לאירוע שלכם, אתם נאלצים להתמודד עם הוצאות מיותרות. למרבה המזל, היום ישנה מערכת אישורי הגעה לאירוע הפועלת באופן אוטומטי ומאפשרת לכם לחסוך מעצמכם את הטרחה הגדולה.
כל הסיבות להזמין מערכת הגעה לאירוע
מארגנים אירוע חשוב ומשמעותי? קבלו את כל הסיבות שבזכותן כדאי להשתמש במערכת הגעה משוכללת:
- חוסכת לכם זמן – אחד היתרונות הבולטים יותר במערכת אישורי הגעה הוא היכולת שלה לחסוך לכם זמן יקר. אינכם צריכים להתקשר לאנשים כדי לברר מי בא לאירוע ומי לא. יש מערכת שעושה זאת עבורכם.
- מקבלים תחזית מדויקת – בזכות מערכת משוכללת, אתם יכולים לקבל תחזית מדויקת למדיי למספר האנשים שיבואו לאירוע שלכם. כך שלא תצטרכו לראות בו שולחנות ריקים. בהתאם למספר המגיעים, אתם יכולים לנהל את התקציב לאירוע.
- ייצוא רשימה של מוזמנים – באפשרותכם לייצא לאקסל רשימה מסודרת של המוזמנים לאירוע שלכם.
- מתאימים את ההודעות – אתם יכולים להתאים לאורחים את ניסוח ההודעה הרלוונטי עבורם. כך שכל אורח ירגיש שפונים אליו באופן אישי.
- שולחים תזכורת – המערכת דואגת לתזכר על האירוע ביום שבו הוא מתקיים. כך שאתם פטורים מלהתקשר אל כל המוזמנים.
- מערכת ידידותית לסביבה – מערכת אישורי הגעה היא מערכת דיגיטלית, כך שאינכם צריכים לשלוח הזמנות ולבזבז חומרי גלם.
- מקבלים עדכונים בזמן אמת – מארגני האירוע יכולים לקבל עדכונים על מספר הגעתם של האורחים ואילו אורחים מגיעים במהלך האירוע.
- ניתן להודיע במהירות על שינויים – אם מוזמן לא יכול להגיע ברגע האחרון מסיבה כלשהי, הוא יכול להודיע על כך בקלות ובמהירות באמצעות שליחת סמס.
דאגתם למערכת משוכללת, כעת הגיע הזמן לדאוג למהלך האירוע עצמו
בזכות מערכת אישורי הגעה לאירוע יש לכם שליטה מלאה על המתרחש. כעת, עליכם לתכנן את מהלך האירוע. ראשית, חשוב לדאוג לאוכל. כי בואו נודה באמת, המוזמנים מצפים לאוכל טוב באירוע. אם מדובר בכנס קטן יחסית, אפשר להסתפק בבורקסים ושתייה, אך אם מדובר באירוע גדול במיוחד, חשוב להזמין קייטרינג. שנית, עליכם לדאוג לקטע אמנותי. גם אם אתם מארגנים כנס רציני שבו מועברות הרצאות שונות, כדאי לתבל מעט את האווירה בהרצאה מרתקת או מצחיקה. הרצאה כזו תיצור את החוויה המושלמת בקרב המשתתפים. שלישית, ואולי מזה היה צריך להתחיל, חשוב לבחור את מיקום האירוע. מומלץ לבחור במיקום מרכזי ונגיש שיש בו חניות בשפע וגם תחבורה ציבורית – אוטובוסים ורכבות שעוברים לעתים קרובות. חשוב לעשות הכול כדי שהמשתתפים יוכלו להגיע בקלות אל המקום. אם בכל זאת מיקומו של הכנס מרוחק יחסית, כדאי לשקול לארגן הסעות.