אתן כבר בוודאי יודעות כי, כמעט כל דבר הנוגע לחיים ולניהול עסק במרכז, הוא יקר מאוד בהשוואה לערי הפריפריה, אך מה בנוגע להקמת וניהול אירוע באזור זה?
השכרת ציוד לאירועים במרכז, היא פתרון מעולה לכל אחת המחפשת לקיים אירוע מוצלח, שיעבור על הצד הטוב ביותר מבחינה לוגיסטית ושלא יגזול מכן כסף מיותר על פריטים שלא יהיה לכן מה לעשות איתן לאחר סיום האירוע.
בין אם אתן מארגנות חתונה, בר/בת מצווה, אירוע חברה או מסיבת יום הולדת, הציוד המתאים יכול לעשות את כל ההבדל!
השכרת ציוד לאירועים מאפשרת לכן להקים אירוע איכותי תוך זמן קצר ובעלות נמוכה ביחס לאופציית הרכישה. במאמר זה, אדון בכל הנושאים הקשורים להשכרת ציוד לאירוע במרכז ובכלל, כולל את הפריטים הנדרשים, את סדר גודל העלויות הנוגעות לדבר ועוד.
הגדרת הצרכים הנדרשים לאירוע במרכז
כדי להגדיר את הצרכים הנדרשים לאירוע, יש צורך להתייחס לפחות לחלק מהמשתנים הבאים:
- בחינת מקום מתאים לאירוע, כולל במה וגידור מתאים לסדר גודל האירוע.
- השכרת רהיטים לאירוע – כסאות רגילים/כסאות בר, שולחנות- קטנים גדולים, ספסלים, "פינות זולה" וכו'.
- השכרת מערכת הגברה ושמע המתאימה לצרכי האירוע.
- השכרת מקרן ומסכים המתאימים לצרכי האירוע.
- השכרת מערכת החשמל המתאימה לצרכי האירוע.
- השכרת ציוד תאורה מתאים לצרכי האירוע.
- השכרת מאווררים, מצננים ומזגנים לאירוע, או לחלופין, השכרת תנורי חימום- בהתאם לעונה בה נערך האירוע.
- השכרת כלי אוכל מתאימים לצרכי האירוע.
הבחירה הטובה ביותר בציוד לאירוע במרכז
בחירת ציוד לאירוע במרכז מתחלקת בין הצרכים הספציפיים של האירוע לצרכי החברה שבה האירוע מתקיים. הציוד הנדרש עשוי לכלול מגוון של פריטים בהתאם לאופי האירוע, כולל: מקרנים, מסכים, מחשבים, מערכות שמע, מצלמות ועוד. בחירת הציוד הנכון עתידה להבטיח שהאירוע יתקיים בצורה חלקה ויכבד את המארגנים והמשתתפים גם יחד.
בחירה מושכלת עבור השכרת ציוד לאירועים, תתבסס על מספר פרמטרים, כולל: גודל האולם/גן, מספר המשתתפים, מטרות האירוע, התקציב הזמין ועוד. כשזה מגיע לאירוע חברה, הציוד שנבחר צריך להיות מתאים לצרכים של האירוע בצורה מקסימלית ולהתאים לתקציב שהוגדר מראש בידי הנהלת החברה. בנוסף, הציוד האלקטרוני צריך להיות מתקדם (כדי שלא ייתקע בזמן הקרנת מצגת למשל), יתאים לסגנון האירוע ושיהיה בטוח לשימוש כמובן.
טיפים לחסכון בעלות השכרת ציוד לאירועים
- חפשי ט-ו-ב: השווי מחירים בין חברות השכרה שונות כדי שהכוח מיקוח יהיה בידייך ("ידע= כוח" כמאמר הקלישאה המאוד נכונה) ותשיגי את העסקה הטובה ביותר.
- שקלי לשכור בכמויות גדולות: אם את זקוקה למספר פריטים לא קטן, כווני ללשכור את כולם מאותה חברה כדי לקבל מהספק הזה הנחה מתוקף המספרים הגבוהים.
- נהלי משא ומתן: אל תתביישי לבקש מחיר טוב יותר או הנחה.
- השכרי לתקופה ארוכה יותר: אם אתם צריכה את הציוד לתקופה ממושכת, שקלי לשכור אותו לתקופה ארוכה יותר כדי לקבל תעריף טוב יותר.
- תשאלי על מבצעים והנחות לארגונים/וועדים: לעיתים חברות השכרה שונות,, עשויות להציע דילים משתלמים עבור עמותות וארגונים מסוימים.
הבנת ההבדלים בין השכרת ציוד לאירועים גדולים לאירועים קטנים במרכז
ההבדלים בין השכרת ציוד לאירועים גדולים לבין השכרת ציוד לאירועים קטנים במרכז הם הבאים:
גודל: אירועים גדולים צפויים לדרוש יותר ציוד מאשר אירועים קטנים, כמו למשל, יותר ריהוט לאירוע (כסאות, שולחנות, ספסלים, פופים וכד'), יותר מסכים, יותר מאווררים או תנורי חימום (בהתאם לעונה בה נערך האירוע), רמקולים רבים יותר, יותר כלי אוכל והגשה וכו'.
עלות: אירועים גדולים יכולים צפויים להיות יקרים יותר מאשר אירועים קטנים מעצם העובדה שהם דורשים ציוד רב יותר להשכרה.
זמן: אירועים גדולים עשויים לדרוש מכן יותר זמן תכנון מאשר אירועים קטנים- כולל תכנון הציוד להשכרה שאתן מתכוונות להזמין מהספק שבחרתן עבור האירוע.
כיצד תבחרי את חברת השכרת הציוד המתאימה לאירוע שלך?
בחירת חברת ההשכרת ציוד המתאימה לאירוע שלכן, יכולה להיות משימה לא פשוטה כלל ובטח ובטח באזור המרכז, בו ישנה היצע ספקים גדול! עם כל כך הרבה אפשרויות זמינות, זה בהחלט יכול להיות קשה לדעת איזו מהן היא המתאימה ביותר לצרכים שלך ולתקציב המוגדר.
הנה מספר טיפים שיעזרו לך לקבל את ההחלטה הנכונה בנושא:
- מחקר: קחי את הזמן כדי "לעשות שיעורי בית" על החברות השכרת ציוד השונות ולהשוות את השירותים, המחירים והביקורות שלהן. זה יעזור לך לצמצם את האפשרויות שלך ולוודא שאת מקבלת את העסקה הטובה ביותר.
- בקשי המלצות: מחברים, בני משפחה וקולגות. ייתכן שהיה להם ניסיון נהדר עם חברה מסוימת והם יכולים לספק תובנות חשובות בנידון.
- בדקי ביקורות ברשת: קראי כמה שיותר ביקורות מקוונות כדי לקבל מושג על מה שחוו לקוחות אחרים עם החברה. זה ייתן לך הבנה טובה יותר לגבי שירות הלקוחות ואיכות הציוד שלהם.
- קבלי הצעת מחיר: לאחר שצמצמת את האפשרויות שלך במסגרת המחקר המקדים, פני לחברות שמסגרת וקבלי הצעות מחיר. זה יעזור לך להשוות מחירים ולוודא שאת מקבלת את העסקה הטובה ביותר עבור הכסף שלך/של החברה המעסיקה אותך.
- שאלי שאלות: אל תחששי לשאול את הספק הפוטנציאלי כל מיני שאלות. ודאי שאת מבינה את התנאים וההגבלות של הסכם השכירות ושאת מרגישה בנוח עם מדיניות החברה.
*על ידי יישום קווים מנחים אלה, תוכלי להיות בטוחים שתבחרי חברת השכרת ציוד לאירועים בראש שקט. בהצלחה!
לסיכום
השכרת ציוד לאירועים במרכז היא דרך מצוינת לחסוך כסף וזמן בעת תכנון אירוע. היא מאפשרת לך להשיג את הציוד שאת צריכה מבלי שתצטרכי לרכוש אותו (ולדאוג לאחסונו, אחזקתו וכו') וזו יכולה להיות דרך מצוינת לוודא שהאירוע שלך יצליח, עם חברת ההשכרה הנכונה, אשר על בסיס מספר שאלות מקצועיות מנחות וקבלת שם אולם/ גן האירוע, אמורה לדעת להכווין אותך לכל הפריטים להם תזדקקי במסגרת הקמת האירוע ולתת לך ראש שקט לפני ובמהלך קיומו.