OKR – Objective key results היא שיטה לניהול יעדים.
השיטה התגבשה באינטל בשנות ה-70, ע"י אנדי גרוב, והתפרסמה בזכות גוגל, שמשתמשת בה משלביה המוקדמים בסוף שנות ה-90 ועד היום.
כיום, שיטת ה-OKR ידועה ופופולרית, בעיקר בקרב חברות הטכנולוגיה הגדולות: לינקדין, גט, אובר, טוויטר ועוד רבות נוספות שאימצו את השיטה בעקבות ההצלחה המסחררת שהיא הביאה לגוגל, על פי עדותו של מייסד גוגל לארי פייג’:
"OKRs have helped lead us to 10x growth, many times over. They’ve helped make our crazily bold mission of 'organizing the world’s information' perhaps even achievable. They’ve kept me and the rest of the company on time and on track when it mattered the most."
(John Doerr, Measure What Matters: How Google, Bono, and the Gates Foundation Rock the World with OKRs. p. 31)
ובתרגום חופשי לעברית:
“OKR עזר להוביל אותנו לצמיחה פי 10, פעמים רבות. זה עזר להפוך את המשימה הנועזת שלנו ‘לארגן את המידע בעולם’ לאולי ברת השגה ועזר לי ולשאר החברה לעמוד בזמנים ולהישאר במסלול הנכון כשזה היה הכי קריטי.”
אז לאחר שביססנו את העובדה שמדובר בשיטה מוכרת ומוצלחת, הגיע הזמן להבין על מה מדובר.
מה זה שיטת ה-OKR ואיך היא רלוונטית לעסק שלך?
שיטת ה-OKR היא בבסיסה שיטה ניהולית שמטרתה לעזור למנהלים לוודא שהעסק שלהם הולך בכיוון הנכון על ידי הגדרת יעדים ובקרה על מימושם. כלומר, השיטה בעצם עונה על שתי שאלות עיקריות:
1. לאן אני רוצה להגיע?
2. איך אדע שהגעתי לשם?
כדי לענות על השאלה הראשונה צריך לעשות תהליך של הגדרת יעדים. ראוי להתחיל את התהליך הזה עם חזון, משימה ואסטרטגיה לתקופה מוגדרת בין אם היא לשנתיים או חמש השנים הקרובות, ומהם לגזור יעדים קונקרטיים לשנה הקרובה.
בדרך כלל כשמגדירים יעדים מסתכלים ברמת החברה על יעדים שנתיים, וברמת המחלקות והצוותים ברמה רבעונית. הרעיון הוא להתחיל ביעדים ארוכי טווח ככל שיהיו, ומהם לגזור יעדים קצרי טווח.
לאחר שעניתם על השאלה הראשונה אתם יכולים לגשת לשאלה השניה ולהגדיר תוצאות מפתח שיהוו סממן להצלחה ועמידה ביעדים.
לדוגמא: אם היעד שלי הוא להגיע לפריסה ארצית בשנה הקרובה, תוצאת המפתח יכולה להיות 4 סניפים חדשים פזורים ברחבי הארץ עד סוף השנה. מה שחשוב בתוצאת מפתח הוא שהיא תהיה תחומה בזמן ומדידה, כדי שנוכל לעקוב ולדעת בכל עת מה מצב ההתקדמות שלנו לעבר היעד. כפי שציינו, כדי שלא נגיע למצב שעברה חצי שנה ועדיין לא נפתח אף סניף חדש אנחנו לא מסתפקים ביעדים שנתיים אלא גוזרים מהם יעדים רבעוניים.
היעד הרבעוני יכול להיראות כך: לפתוח סניף חדש באזור הצפון בתחילת רבעון 3. תוצאות המפתח יכולות להיות: 1) נחתם חוזה שכירות במרכז קניות עירוני בצפון במהלך רבעון 1. 2) השיפוצים בחנות הסתיימו עד סוף רבעון 2. 3) גויסו 90% מהצוות הנדרש ברבעון 2. ההמלצה היא לכתוב בין 1-3 תוצאות מפתח עבור כל יעד ולא יותר.
כמו כן, חשוב לשקף כל הזמן את היעדים והביצועים הן למנהלים והן לעובדים, על מנת שיוכלו לדעת מה מצבם ולתכנן את הפעילות שלהם בהתאם.
למה שיטת ה– OKR כל כך טובה לעסק שלך?
לשיטת ה-OKR מספר אפקטים מאוד משמעותיים על ההתנהלות של העסק שלך:
1 – תכנון יעדים בצורה חכמה ומבוססת נתונים
להגדיר יעדים זה לעיתים קרובות כמו לירות חץ באפלה. ההסתמכות על ניסיון אישי ואינטואיציה היא בלתי נמנעת אבל צריך לתקף את הניסיון הזה ולאושש את האינטואיציה ופה שיטת ה– OKR נכנסת לתמונה, כאשר מידת העמידה ביעדים היא המצפן.
לצורך העניין, למה החלטנו לפתוח רק 4 סניפים חדשים? האם זה הרבה לשנה אחת או מעט? כמובן שהתשובה משתנה מחברה לחברה ולכן אפשר לענות על השאלה הזו רק לפי ביצועי החברה. אם החברה מצליחה לפתוח 4 סניפים כבר במהלך 3 הרבעונים הראשונים, כנראה שהצבנו רף נמוך מדי. לעומת זאת אם הגענו לחצי השנה השני והחברה לא הצליחה עדיין לפתוח ולו סניף אחד חדש, ייתכן שהצבנו רף גבוה מדי. אנחנו מדגישים שזה ייתכן ולא בהכרח משום שזה יכול לנבוע מבעיות אחרות בחברה כמו מחסור בכוח אדם, בעיית אשראי, בעיות לוגיסטיקה וכו’. זוהי בעצם נורת אזהרה שנדלקת ואומרת לכם לבדוק אם יש לכם בעיה שמונעת מכם לממש את היעד או שפשוט הצבתם יעד לא ריאלי כדי שתוכלו לתקן את היעד לרבעון או לשנה הבאה.
2 – העלאת מוטיבציה ושיפור ביצועים
על פי שיטת ה-OKR היעדים צריכים להיות מנוסחים בצורה מעוררת מוטיבציה ותוצאות המפתח צריכות להיות מאתגרות אך לא מאתגרות מדי, כדי מצד אחד לדחוף את עובדי החברה קדימה ומצד שני לא להביא אותם לידי ייאוש.
במובן זה, הדוגמא שהבאנו למעלה לא כל כך טובה. “להגיע לפריסה ארצית בשנה הקרובה” זה ניסוח די טכני ולא מלהיב והוא גם מרמז לכך שהמיקום לא משנה. אבל אם אנחנו רוצים לפתוח סניפים במיקום טוב עם פוטנציאל גבוה הניסוח צריך להיות: "להגיע למקומות חדשים, מרגשים וחיוניים בשנה הקרובה". עכשיו זה יעד שעושה חשק לעבוד.
לצד זאת, חשוב מאוד לשקף בזמן אמת את תוצאות המאמצים של העובדים, מכיוון שזה מעודד אותם לרצות ולהצליח וגם מאפשר להם לראות כמה זמן נשאר להם, אילו מאמצים הצליחו ואילו לא, וכמה נדרש עוד להשקיע כדי להגיע ליעד.
3 – זיהוי בעיות (כמעט) בזמן אמת
כפי שהזכרנו מקודם, אי עמידה ביעדים מאותתת לנו על בעיה בתהליך והיא מאפשרת לנו לזהות את הבעיה בשלב מוקדם, כבר ברבעונים הראשונים ולא לחכות לסוף השנה ולהיות מופתעים.
בדוגמא שלנו, אפשר לזהות כמעט תוך כדי תנועה שצפוי להיות עיכוב בפתיחת אחד הסניפים החדשים. נגיד שאנחנו מסתכלים על ביצועי החודש השני של רבעון 2 ואנחנו רואים שלא היתה בעיה במציאת חנות להשכרה, אין בעיה בקצב התקדמות השיפוצים אבל יש בעיה בקצב התקדמות הגיוס, שנמצא רק ב-30% מתוך 90% ונשאר רק חודש! מהר מאוד אפשר להבין היכן הבעיה נמצאת ולמצוא לה פיתרון בזמן רלוונטי ולא כשזה כבר מאוחר מדי ונגרם נזק.
זה אולי נשמע טריוויאלי אבל כמעט תמיד עסקים מגלים שיש בעיה הרבה אחרי שהיא נוצרת והם לא יודעים מה המקור שלה. כתוצאה מכך המון זמן וכסף נשפכים על התהליכים הלא נכונים והבעיה לא נפתרת.
איך זה יכול להיות ששיטה כל כך פשוטה יכולה לעשות שינוי כל כך גדול?
קודם כל, זה מוכח. אם החברות המצליחות בעולם נהנות ממנה, אין ספק שהיא תביא גם את העסק שלך להצלחה.
דבר שני, יש בשיטה הזאת היגיון פשוט. כולנו מבינים שניהול חכם של יעדים יכול לחסוך זמן וכסף, לייעל ולדייק תהליכים עסקיים אבל זה לא אומר שזה קל ליישום.
שיטת ה- OKR היא מצד אחד שיטה פשוטה עבור חישוב הלוואה לוח שפיצר ומצד שני מתוחכמת והיא דורשת הקפדה על מספר עקרונות כדי ליישם אותה בצורה נכונה ומועילה. נזכיר בקצרה כמה מן העקרונות הללו:
להגדיר יעדים שאפתניים אך לא בצורה מופרזת.
לא להתפזר – הגדירו רק 2-5 תוצאות מפתח לכל יעד.
נסחו את היעדים בצורה מעוררת מוטיבציה ומלהיבה.
OKR איננה שיטה להערכת עובדים אלא להערכת יעדים ותהליכים.
כדאי לתחקר את ה-OKR כל סוף רבעון ולעשות תיקונים לרבעונים הבאים.