אחד מהקשיים אותו חווה עסק קטן, הוא נושא הנהלת החשבונות. הפרוצדורה של הנהלת החשבונות כוללת הפקת קבלות/ חשבוניות, רישום בספרים, דיווחים, ועוד. עסקים רבים נעזרו בשרותיו של מנהל חשבונות. במאמר זה, אנו נציג סוג חדש של הנהלת חשבונות: הנהלת חשבונות באינטרנט. במאמר נפרט את יכולות המערכות הקיימות, ואת הזמן שהם חוסכות. הנהלת חשבונות נהיית משימה קלה: פותחים חשבון אישי באחת המערכות, מתחברים, ומנהלים את הנהלת החשבונות של העסק און ליין דרך האינטרנט.
מהם יכולות הנהלת חשבונות באינטרנט?
למעשה, הנהלת חשבונות באינטרנט, תחסוך ממך זמן יקר מאוד. למערכות הנהלת חשבונות באינטרנט, יש מגוון רחב של יכולות:
- פתיחת עסק
- הפקת חשבוניות מס, ושליחה ללקוחות– חוסכת זמן יקר מאוד בכתיבה ידנית של החשבונית/ קבלה, ובאמצעות המערכות השונות, ניתן לשלוח את החשבוניות/ קבלות למייל של הלקוח.
- שיבוץ לוגו בקבלה/ חשבונית
- ניהול ספרי תקבולים/ תשלומים– ניהול ספרי תקבולים תשלומים היא פרוצדורה מסובכת, שלפעמים מתקשים בה. המערכות הקיימות להנהלת חשבונות מזינות את נתוני ההכנסה של העסק בצורה אוטומטית לספרי תקבולים- תשלומים.
- הפקת דו"חות של מע"מ.
- הפקת דו"חות של מקדמות מס הכנסה.
- הפקת חתימה דיגיטלית על החשבוניות מס
- כרטיסי הוצאות והכנסות– ניתן דרך תיבות החיפוש למצוא את הסיווג של ההוצאה המוכרת לצרכי מס. הגדרת ההוצאות חשובה, לצורך קבלת החזר מע"מ על הוצאות מוכרות.
- דו"חות של רווחה והפסד– ניתן להפיק את הדו"חות לפי החודשים.
- כרטיסים של לקוחות וספקים- ניתן לפתוח כרטיס לכל לקוח.
- ארכיון מסמכים
- ניהול מלאי של העסק
- מערכות סליקה וגביית תשלומים
יכולות המערכות של הנהלת חשבונות באינטרנט, מסייעות מאוד לעסקים קטנים המנהלים הנהלת חשבונות חד צדדית, או לעוסק מורשה בחילת דרכו, המתקשה עם כל הפרוצדורה של הנהלת חשבונות.
ישנם מערכות חינמיות, וישנן מערכות הגובות תשלום סמלי לחודש בעבור השירות. מטרת החברות הנותנות שירות זה חינם, היא למשוך עסקים המשתמשים במערכת, להצטרף לשירותי ראיית חשבון של החברות הללו. המערכות הללו פועלים תחת תקנים של אבטחת מידע. רוב המערכות תומכות בייצוא נתונים אל תוכנות מוכרות להנהלת חשבונות כמו חשבשבת.
המערכות לניהול חשבונות באינטרנט, חוסכות מבעל העסק את לחץ איסוף וארגון החומרים בסוף כל חודש. כל בעל עסק אוסף ומארגן את הקבלות והמסמכים שלו, על מנת להכין את הדו"ח שעליו להגיש באמצע החודש. לרוב, הדו"ח נעשה בידי הנהלת חשבונות חיצונית. באמצעות המערכות להנהלת חשבונות באינטרנט, בעל העסק רושם במהלך החודש את הנתונים, ולמעשה, עליו לייצא את הנתונים המוכנים בסוף כל חודש, ולהעביר לידי הנהלת החשבונות החיצונית. פרוצדורה זו, תקל גם על שירות הנהלת החשבונות החיצונית, ולאחר ייבוא הנתונים, יוכלו להפיק את הדו"ח בקלות, מבלי לבזבז זמן על מיון וארגון המסמכים, והזנת נתונים.
לסיכום
הנהלת חשבונות באינטרנט, היא כלי נהדר לעסקים קטנים, שמתקשים בהנהלת החשבונות. המערכות הקיימות היום כוללות את כל התכונות, מפתיחת ורישום עסק, הנפקת קבלות/ חשבוניות ושליחתן, ועד הפקת דוחות והצהרות הון. שירותים אלו ניתנים חינם, או בתשלום סמלי. המערכות עובדות בשיטת און ליין: נכנסים לאתר ומתחברים לחשבון. דרך זו חוסכת זמן יקר של ארגון החומר בסוף החודש.