פתרונות תקשורת טכנולוגיים ומשמעותיים.

בחורה עם מחשב נייד

כיצד ניתן לשפר ולהפוך את תהליך התקשורת בעסק ליותר פרודוקטיבי? מבחר רב של ציוד אלקטרוני, תוכנות ושירותים זמינים בכל רגע נתון בכדי ליעל את התקשורת בעסקכם ועליכם להוסיף את הכלים הרלוונטיים עבורכם.

כשאנחנו חושבים על פתרונות תקשורת אנו מדמיינים מערכות מורכבות ומשוכללות, מחשבים מתקדמים ועמדות שירות מודרניות שזמן המענה בהם שואף לאפס. עם זאת, אנחנו מבינים ששדרוג העסק עלול להוביל להוצאה כספית משמעותית ויש לקחת את כל הגורמים בחשבון.

 ערוצי תקשורת טכנולוגיים

מקומות עבודה רבים נעזרים בערוצי תקשורת כגון מייל, הודעות טקסט ופקסים, אבל ככל שהטכנולוגיה מתפתחת, מקום העבודה צריך להתאים עצמו בכדי לא להישאר מחוץ למשחק מול המתחרים. בעוד שבעבר השימוש בערוצי תקשורת אונליין התבסס על התקשרות על ידי טלפון, כיום אנו רואים מודעות עצמית להודעות מידיות, ועידות בעזרת וידיאו ואינטרנט, שיתופי מסכים וחלוקת מידע בו זמנית.

מרבית החברות עוברות תהליך מודרניזציה בכל הקשור לתשתיות עליהן העסק מתבסס בכדי לא להישאר מאחור בשוק התחרותי. על ידי זיהוי פתרונות תקשורת רלוונטיים, הארגון העסקי שלכם יכול לייצר ריבוי ערוצי תקשורת שמייעלים את העבודה, מוזילים את העלויות ומפשטים את תהליך ההתקשרות בין העובדים והלקוחות.

איך לזהות דרישות עבור פתרונות תקשורת

בכדי ליצור יחידה אינטגרלית מאוחדת והרמונית בין כל העובדים נדרשת קומבינציה של פתרונות תקשורת. הבעיה הופכת למורכבת כאשר בוחנים את התפקוד הספציפי של העסק. לצורך השוואה ניקח כדוגמא שתי מחלקות נפוצות:

מחלקת מכירות – העובדים זקוקים לאינטגרציה מוחלטת בין הטלפון למחשב, ניהול מערכות היחסים עם הלקוחות, תוכנות וקטלוגים אלקטרוניים של מוצרים. בנוסף, מחלקה זאת אולי תצטרך גישה לקולגות ממחלקות אחרות בכדי לשאול שאלות מהותיות.

מחלקת פיתוח מוצר – רצף העבודה של העובדים לרוב נעשה בתוך החברה עם עובדים אחרים ולא עם לקוחות באופן ישיר. פתרונות תקשורת עבורם אינם צריכים להיות זמינים באופן מידי כדמות הטלפון ויכולים להתבסס על דואר אלקטרוני, קביעת פגישות והעברת דוקומנטציה נחוצה בינם לבין עצמם.

איך להימנע ממשבר תקשורת?

כפי שצוין, השימוש בפתרונות תקשורת עבור עסק מסוים אינם זהים לכל העסקים. פתרון עבור ארגון ספציפי עלול להוות כישלון עבור ארגון אחר ולכן יש להתחשב בפקטורים כגון מבנה החברה, התפקידים השונים, והצורך בשיתוף הפעולה הפנימי והחיצוני.

מחשבה נפוצה הינה לסנכרן בין כל ערוצי התקשורת וכתוצאה מכך ליצור חיבור פוטנציאלי פנימי וחיצוני עבור החברה, אך בדומה לפתרונות יעילים עליכם ליצור תשתית שמבוססת על פשטות. תחילה רצוי להתמקד בתפקוד העסק, כיצד אפשר ליעל אותו ואיך העובדים ישתמשו בערוצי התקשורת השונים.

זכרו להתחשב בעלויות, התחזוקה השוטפת של כל מערכת והאפשרות הדינאמית של ביצוע שינויים. לעבוד בצמוד ליבואן של מכשור פתרונות תקשורת זאת דרך אחת להקטין עלויות, בנוסף נסו לבצע התאמה מדויקת וספציפית עבור העסק שלכם כאשר אתם יוצרים רשת תקשורתית חדשה, ובכך תמנעו מהוצאות עתידיות מיותרות.

המאמר נכתב ע"י משרד פרסום STG