1. חייבים לבדוק שיש ביטוח מקיף לחברה שמארגנת לכם את הנופש. תוודאו שלחברה שמארגנת לכם את הנופש יש ביטוח מקצועי. תוודאו שסכום הביטוח מספיק גבוה שיכול לכסות חס וחלילה גם מקרים לא נעימים .
2. תבקשו לוחו זמנים מפורטים ומדויקים מחברה שמארגנת לכם את הנופש. חשוב מאוד לרדת לפרטי הפרטים, לחשוב כמה זמן לוקח כל תחנה בנופש, לקחת מקדם בטחון שיהיו תקלות וגם להכין PLAN B במקרה ש- PLAN A לא הולך לקרות.
3. הארוחות… בכלל לא פשוט. צריך לתקר את העובדים ולהבין את ההעדפות והמגבלות שלהם. יש לקחת בחשבון שחלק ירצו לאכול רק צמחוני, חלק טבעוני, חלק שסובלים מרגישות לבוטנים, חלק שיש להם אלרגיה לחלב… זה נותן הרגשה מאוד טובה לעובדים שרואים שחשבתם עליהם והזמנתם להם את האוכל המועדף שלהם.
4. אם אתם מאגנים יום נופש לעובדים בתקופת החורף, תקחו בחשבון גשמים… לא תרצו למשל לעשות נופש בשטח פתוח שיורד גשם חזק. תבדקו את התחזית מספר ימים מראש ותבקש מחברת ההפקות שתהיה לכם אפשרות לדחות את הנופש או לבטל אותו אם יש גשם באותו יום.
5. תבצעו פעילות ODT – חשיבות הלמידה ביום גיבוש לעובדים מאוד משמעותית
6. תדאגו שהעובדים יודעים את הנהלים ולא נוהגים ברכב אם שותים משקאות אלכוהוליים. בגלל זה יש חברים.
7. תתכננו טוב את חלוקת העובדים בין הקבוצות. צריך לוודא שהחברים בקבוצה מסתדרים ביחד ובאותו ראש. מצד שני אפשר לנצל את ההזדמנות ולשבץ אנשים שיש ביניהם מתח באותה קבוצה כדי לשבור את הקרח ולעודד שיתוף פעולה.
8. תעשו סיור מוחות עם העובדים איזה נופש הם מעדיפים. נופש אתגרי או נופש בטן גב. בטוח תקבלו מאוד רעיונות אבל בסופו של דבר צריך להחליט ולהמשיך עם תוכנית אחת. תבואו עם מספר אלטרנטיבות ותעשו הצבעה.
9. תבקשו ממליצים מחברה שמפיקה לכם את האירוע. אל תסתפקו בממליץ אחד. לפחות תדברו עם 3-4 חברות שונות שעשו עם החברה אירועים דומים. תבקשו מחברת ההפקות להשתתף באירוע דומה לפני האירוע שלכם כדי לחוש את האווירה ואיכות החברה .
5. תדאגו שיהיה חובש ומציל אם אתם עושים אירע בים או בשטח שיש סיכוי לנפילות ופצעים.