מסיבת הפתעה יכולה להסב שמחה גדולה לא רק ל"מופתע" אלא גם למארגני המסיבה – במידה והמסיבה אכן תהיה מוצלחת ותחשב כסיפור הצלחה.
יחד עם זאת, בכדי להשיג את התוצאה המבוקשת, קיימת חשיבות להשקיע זמן ומחשבה בהליכי התכנון של המסיבה. יש לשים דגש על כל הפרטים וגם הקטנים, אשר בכוחם לסייע לכם להשיג את המטרה.
טיפ 1 – להקפיד לשים פוקוס על בעל השמחה
כשמתכננים מסיבה יש כל כך הרבה דברים שצריך לדאוג להם שבלא מעט מקרים, ניתן פשוט לשכוח את בעל השמחה – את האיש שבשבילו אתם מארגנים את המסיבה.
אז בכדי לתכנן מסיבת הפתעה מוצלחת, חשוב לשים פוקוס משמעותי על אותו אדם. יש לשקול את ההעדפות, האינטרסים והאישיות שלו.
חשוב שכל ההחלטות והבחירות אותן מבצעים בהליך תכנון המסיבה כמו: בחירת הנושא, המקום, פעילויות ורשימת האורחים יושפעו מאותו אדם ומהעדפותיו השונות.
טיפ 2 – חשיבותו של תכנון מוקדם
סביר להניח שיש לכם עבודה ומחויבויות ואין לכם את האפשרות להתפנות ב"משרה מלאה" לתכנון המסיבה. לכן, בכדי שתוכלו להספיק הכול, ההמלצה היא להתחיל את הליך התכנון זמן רב לפני מועד המסיבה. כמובן, שיש לדאוג לשמור את פרטי המסיבה בסוד מהחוגג וכדאי אף להסתייע בחברים או בני משפחה אמינים כדי לשמור על ההפתעה. יש ליצור קשר עם האורחים בדיסקרטיות כדי להבטיח שהם מבינים את החשיבות של שמירת המסיבה בסוד וכמובן, בשביל להבטיח שהם יספיקו לסדר את לוחות הזמנים ולפנות את יום המסיבה.
טיפ 3 – בחירת הלוקיישן המתאים
ובכן, בחירת המקום לקיום המסיבה יכול להוות משימה מאתגרת. בכל זאת, כאן יכולה לעלות השאלה מה גובה התקציב אותו אתם יכולים להקצות למסיבה. מעבר לכך, יש לא מעט פרמטרים טכניים אשר אמורים להשפיע על הבחירה כמו: מספר המוזמנים, מיקום, חניה ושירותים בעת בחירת מקום. כמובן, שאם מדובר במסיבה מצומצמת בתקציב לא גבוה, כדאי לשקול לערוך אותה בבית – אם לא בזה שלכם אז אולי של בן משפחה, חבר או מכר עם בית גדול ומתאים יותר ורצון לעזור..
טיפ 4 – תכנון התכנים והפעילויות
בכדי שהמסיבה תהיה מוצלחת, קיימת חשיבות גבוהה להשקיע בתכנים והפעילויות. יש לדאוג לפעילויות מהנות, משחקים או בידור במסיבה כדי להשאיר את האורחים מעורבים ומבדרים. מומלץ לשקול לשכור תקליטן, להקה חיה או קומיקאי אשר יספקו מוזיקה ובידור, או לארגן משחקים ופעילויות אינטראקטיביות שהאורחים יכולים להשתתף בהם.
יש להתאים את הפעילויות לתחומי העניין וההעדפות של אורח הכבוד כדי להבטיח שתהיה להם חוויה בלתי נשכחת ומהנה .
טיפ 5 – דגש על האוכל והשתייה
אין מסיבה בלי אוכל ושתייה וקיימת חשיבות גבוהה שכל האורחים ימצאו מה לאכול ומה לשתות באירוע – לכן, כדאי לדאוג לאוכל מגוון אשר כולל גם אפשרויות צמחוניות וטבעוניות. כמובן, שגם לשתייה יש חשיבות גבוהה והשפעה על הצלחת המסיבה. אם מדובר במסיבה של אדם מבוגר, כדאי לשים דגש על הנושא של משקאות אלכוהוליים ולדאוג להיצע רחב של משקאות כמו: בירות, יינות, למברוסקו ועוד.. אם אתם רוצים להשקיע אף יותר, תוכלו לשקול להגיש קוקטיילים מסוגים שונים – כאשר יש לא מעט סוגי קוקטיילים מאוד קלים ופשוטים להכנה וזה יכול להיות נחמד להגיש אותם לאורחים בכניסה.
