Organizer - הבלוג של מיכל ברטוב

כיבוי שריפות ומדוע קשה לנו כל כך להשתחרר מהן

השבוע קיבלתי שיעור קטן בכיבוי שריפות. מי שמכיר אותי יודע שהמשרד שלי מתוקתק עד לפרט האחרון. כל מייל שנכנס לתיבת הדואר נפתח, נקרא, מתויג, מטופל ומתויק מייד. יש רשימות נושאים לטיפול מיידי ויש לטיפול אחרי המיידי. יש דברים שאגיע אליהם רק אחרי כמה ימים אבל הם נמצאים ברשימה ואין מצב שאפספס אותם - כל עוד […]

מיכל ברטוב

07/10/2010


השבוע קיבלתי שיעור קטן בכיבוי שריפות.

מי שמכיר אותי יודע שהמשרד שלי מתוקתק עד לפרט האחרון. כל מייל שנכנס לתיבת הדואר נפתח, נקרא, מתויג, מטופל ומתויק מייד. יש רשימות נושאים לטיפול מיידי ויש לטיפול אחרי המיידי. יש דברים שאגיע אליהם רק אחרי כמה ימים אבל הם נמצאים ברשימה ואין מצב שאפספס אותם - כל עוד אני בודקת את הרשימה.

הבן שלי היה צריך לקנות קלסר קשיח עם חוצצים לשיעור אנגלית בבית הספר. (אגב - מדוע הפריט הזה לא הופיע ברשימת הקניות שקיבלנו לפני תחילת שנת הלימודים??!!). קיבלנו פתק הביתה. אחרי יומיים הגיעה גם הודעה במייל. המטלה נכנסה מייד לרשימת המטלות. הרשימה צמודה אלי 24/7 (היא מסונכרנת בין הטלפון, המחשב והלפטופ).

כל היעילות הזאת לא מנעה מאיתנו לקום מוקדם באותו בוקר על מנת לעבור בחנות כלי הכתיבה לפני תחילת הלימודים.הכיצד, אתם שואלים? הרי זה הופיע ברשימת המטלות שלך!

נכון, מודה. שכחתי. הייתי עסוקה בלטפל בדברים דחופים יותר. כשההתראה קפצה ביטלתי אותה משום שבאותה דקה רשמתי התראה אחרת לפרוייקט חשוב במשרד. החלון הקופץ הפריע לי לעבוד וסגרתי אותו.

דייויד אלן, הגורו שכתב את התורה "Getting Things Done" מסביר מה מונע מאיתנו להיות פרודוקטיביים יותר:

חמישה דברים עוצרים אותנו מלהיות יעילים: אנחנו שומרים "דברים" בראש שלנו; אנחנו לא מחליטים מה עלינו לעשות בנוגע לדברים שאנחנו יודעים שעלינו לטפל בהם; אנחנו לא מסדרים את המטלות שלנו והחומר הנלווה בקטגוריות פונקציונליות; אנחנו לא מחזיקים ומתחזקים באופן קבוע רשימות של ההתחייבויות שלנו; ולבסוף, אנחנו מבזבזים אנרגיה ומשאבים בכך שאנחנו נותנים לדברים הדחופים ביותר לנהל לנו את הזמן בתקוה שזה הדבר הנכון לעשות.

אז נכון, כשהמטלה לקנות את הקלסר נכנסה היא לא היתה הדבר הדחוף ביותר לעשות באותו יום. גם לא למחרת. אחרי יומיים הרשימה של הנושאים הדחופים כבר היתה ארוכה יותר. ובגלל כל השריפות שהיה עלי לכבות שכחתי את המטלה הפשוטה הזאת, שבסופו של דבר הפכה לשריפה בעצמה. למדנו את הלקח (ואת העובדה שחנות כלי הכתיבה פתוחה כבר בשבע וחצי..).

והשיעור להיום - אל תתנו לשריפות לנהל לכם את הזמן. נהלו אתם את היום שלכם. קחו כמה דקות מדי יום ורצוי לפחות שעה אחת בסוף השבוע, עברו על הרשימות שלכם, על היומן, ההתראות שכתבתם והמיילים שלכם, וקיבעו לעצמכם את סדר היום האמיתי. פעלו מתוך תכנון ולא מתוך תגובה.

אל תתנו למטלה פשוטה של היום להפוך לשריפה של מחר.