הבלוג של מיכל ברטוב

Organizer

עובדת במשרה מלאה, אמא לשני בנים קטנים ואנרגטיים, נשואה באושר לדב גדול ורחב לב. חושבת, קוראת, כותבת וגולשת באינטרנט. מנסה לאזן בין קריירה למשפחה, לא תמיד בהצלחה..

עדכונים:

פוסטים: 4

החל מספטמבר 2010

לקראת סוף “עונת החגים” והחזרה לשיגרה במשרד קיבצתי חמישה כללים לכתיבה נכונה של מייל עסקי שיעשו את החיים שלכן, ושל הממוענים שלכן, הרבה יותר קלים.

כותרת עניינית ומדויקת

עומס המידע המגיע אלינו מדי יום שובר שיאים חדשים ומקשה על סינון וניפוי תיבת הדואר. אני מכירה מנכ”ל של חברה שבמודע לא פותח מיילים כאשר הוא לא המכותב הראשי. כמו בכותרות העיתונים, אנחנו לא נבזבז יותר משלוש שניות כדי לקרוא את הכותרת של המייל ולהחליט האם עלינו לפתוח אותו. לכן, ודאו כי הכותרת מעבירה בדיוק את המסר העיקרי של המייל והאם דרושה פעולה.

קצרו כותרות ארוכות

התכתבתן עם קולגה מחו”ל ויצרתם שרשרת מיילים. בכותרת כבר מופיעים ארבעה FW. תארו לעצמכן שאתן קוראות את המייל הזה מהבלקברי או האייפון שלכן; הצג קטן וכל מה שאתם תראו זה FW  FW  FW. האם לפתוח את המייל או לא? ומה יקרה כאשר תתייקו את המייל הזה ויום אחד תזדקקו לקובץ שהיה מסופח אליו. האם היה זה המייל עם שני FW או עם שלושה??  בקיצור, עשו לעצמכן טובה, חיתכו את התוספות האוטומטיות למייל והשאירו רק את הכותרת עצמה.

ברכת שלום

פעם התייחסנו למייל כמו למכתב, עם כל הברכות הנדרשות על פי הנימוס. היום, הזמן הוא מוצר יקר ערך עבור כולנו ולכן נדרש רק הנימוס הבסיסי ביותר. אם הנמען מוכר לך – פני אליו בשמו הפרטי. אם אינו מוכר, מוטב ללכת על בטוח ולפנות אליו בשם המשפחה. אגב, האמריקאים כבר פונים רק בשם הפרטי ומוותרים על כל התארים המקצועיים. האירופאים, לעומת זאת, קצת יותר שמרנים.

גוף הטקסט – קצר ולעניין

כמו שאמרנו, הזמן יקר ויש לי עוד 200 מיילים לקרוא הבוקר. אל תספרי לי כמה זמן כבר לא דיברנו ושאת רק מבקשת טובה קטנה. כתבי ישר ולעניין מה דרוש לך ומדוע. את הסופרלטיבים מומלץ להשאיר בבית (“אני מאוד מאוד מודה לך, אין לך מושג כמה הנתונים האלה חשובים…”).
זוכרים את שבעת ה-W האמריקאיים? (Why, What, When, וכו’) כאן המקום להתמקצע. אל תשאירי לי לנחש מתי התאריך האחרון לשליחת התשובה, האם לשלוח בקובץ נספח או בגוף המייל? באיזו צורה החומר דרוש? האם לכתב נמען נוסף? כל אלה נתונים שצריכים להופיע בטקסט הקצר ובבירור. אם המידע המקדים היה ארוך, ודאי שאני אראה את הפרטים האלה בסוף המייל – הדגישי בבבולד. יש מי שרואה את ההדגשה של המילים כאמירה חצופה, אבל בשבילי זה כמו למרקר את הנקודות החשובות במסמך.

חתימה – מלאה ואוטומטית

כל תוכנות המייל הקיימות כיום מאפשרות קביעת חתימה אוטומטית אשר תופיע בתחתית כל מייל שאתן מוציאות. גם כאן חשוב להכניס את כל הפרטים הדרושים ולא יותר. השם המלא שלכן (ואם אתן ממש חייבות אז גם התואר האקדמי), תפקידכן בחברה, שם החברה, כתובת המייל המלאה שלכן ומספרי טלפון אם אתן מוכנות לפרסם אותם. אני מוסיפה לפני החתימה גם “תודה רבה” ובכך חסכתי מעצמי את ההקלדה הזו בסוף כל מייל.
השתדלו להימנע מהלכניס תמונות או טקסטים בפלאש – זה מכביד על פתיחת המייל ויתכן שאף יגרום לחסימת המייל על ידי תכנת האבטחה. את האמוטיקונים תשאירו לצ’אט הפרטי.

ולסיכום – מייל עסקי כשמו כן הוא, עסקי. הוא צריך לכלול את כל הפרטים הדרושים ורק אותם. בהצלחה.

עוד מהבלוג של מיכל ברטוב

שנה חדשה - התחלות חדשות

תחילת השנה העברית מסמלת עבור רבים מאיתנו נקודת פתיחה הן בהיבט האישי והן בהיבט המקצועי. כל ילד יודע כמה כיף בשבוע הראשון ללימודים. הוא יכול להשוויץ בילקוט החדש בפני החברים לכיתה, לפתוח מחברת חדשה ולכתוב בעמוד הראשון,...

תגובות

פורסם לפני 10 years

3 טיפים לאזרחות דיגיטלית נבונה

במסגרת ההחלטות לשינוי עם תחילתה של שנה חדשה, הנה כמה טיפים לעמיתיי הדיגיטליים: שימוש מושכל ברשימות תפוצה קיבלת מייל ואת רוצה להשיב עליו או להעבירו הלאה. המתיני רגע עם ההקלקה. האם באמת כל מי שמופיע ברשימת התפוצה אכן...

תגובות

פורסם לפני 10 years

כיבוי שריפות ומדוע קשה לנו כל כך להשתחרר מהן

השבוע קיבלתי שיעור קטן בכיבוי שריפות. מי שמכיר אותי יודע שהמשרד שלי מתוקתק עד לפרט האחרון. כל מייל שנכנס לתיבת הדואר נפתח, נקרא, מתויג, מטופל ומתויק מייד. יש רשימות נושאים לטיפול מיידי ויש לטיפול אחרי המיידי. יש דברים...

תגובות

טופ 20 - בלוגים

מתחברים לסלונה

הכתבות הנקראות ביותר

אסור לפספס

בחזרה למעלה