Saloona

» לתכנן אסטרטגיה מראש, לפני שנכנסים למשחק

משא ומתן, כמו כל תהליך, מחייב עבודה בשלבים, תוך תכנון קפדני והתאמתו לאירועים החיצוניים עליהם אין לך השפעה. ממש כמו בשעות הספורות לפני דייט מרגש, כך גם צריך להיות מתוכנן תהליך משא ומתן. התכנון הכרחי לתוצאות טובות יותר, הן במשא ומתן של חמש דקות, כמו גם במשא ומתן של חמש שנים. שלב ההכנה הוא קריטי להצלחה שלך ולרוב אינו מקבל את היחס הראוי.

עד כמה את מכירה את הצד השני? מה את רוצה להשיג במו"מ? עד כמה את מתכננת איך את עתידה לומר את כוונתך? באיזו צורה, באיזה עיתוי ומול מי?

ממש כמו שנברר מי הוא הבחור הפוטנציאלי בדייט, ממש כמו שנשאל מי מכיר/ה אותו/ה ואיזה סוג של אדם הוא, כך גם במסגרת עסקית יש לברר מיהו הצד השני למשא ומתן ואיזה מוניטין יש לו כנושא ונותן.

מסיבה זו החלטתי להקדיש פוסט שלם רק לשלב הזה ולפרוט, בצורה ברורה ופשוטה, את שבעת הכללים להכנה יעילה למו"מ מכל סוג, גם זה של הדייט הקרוב:

1. עם מי את נפגשת?

עד כמה את עושה שימוש במקורות מידע חיצוניים לפני פגישת המשא ומתן הקרובה? חיפוש אודות הצד השני בגוגל, פייסבוק או לינקד-אין יכולים לתת תמונה רחבה יותר של האדם אותו את עתידה לפגוש. מיותר לציין כאן בנות כי ידע זה כוח, נכון? ולא רק בדיקה פאסיבית באמצעות קליק, אלא גם בירורים עם מעגלי ההיכרויות הקרובים והרחוקים יכולים להניב מידע קריטי שלא ידעתן כלל שקיים.

והנה דוגמא: גב’ גלוב, מייסדת ומנכ"לית של חברת ייבוא מן הגדולות בארץ, מקבלת מאיתנו ייעוץ קבוע בנושא משא ומתן. במקרה המדובר, התכוננה גב’ גלוב לפגישת היכרות ראשונה עם המנהל החדש של איזור המזרח התיכון של חברה גדולה, אותה היא מייצגת בארץ כבר מעל ל-25 שנה. שינוי כזה בהרכב האנשים שסביב שולחן המשא ומתן  נחשב כרגע קריטי (עוד על רגעים קריטיים במשא ומתן אדון בפוסט נפרד), והוא יכול להתפתח לקשר עסקי פורה או להביא לדעיכה במערכת היחסים. איסוף מידע מהיר אודות הנציג החדש העלה כי הוא חובב יאכטות מושבע, ולכן המלצנו לגב’ גלוב לארח את האורח לארוחת ערב דווקא באזור המרינה בהרצליה. ואכן יסודות הקשר העסקי החדש התבססו לאין שיעור בגלל אותה פיסת מידע קטנה.

2. לשם מה אנחנו נפגשים?

שאלי עצמך לשם מה אתם נפגשים? האם מדובר בסטוץ או במערכת יחסים ארוכת טווח? האם זוהי פגישת היכרות? פגישת עבודה? פגישת נזיפה? פגישת תחזוק יחסים? בהתאם לצפיות שלך- האם פגישה אחת תספיק או שיש צורך במספר פגישות כדי להשיג את אותה מטרה? מדוע?

3. מי צריך/רצוי שיגיע לפגישה?

בהתאם למטרה, כדאי שתבחני מי יהיה נכון יותר לשלוח למשא ומתן. האם בהכרח את האדם המתאים ביותר לפגישה? מדוע? אולי זוהי פגישת עבודה וצריך רק את הצוות הטכני או מנהלת העיצוב שתגיע? ההנחה כי את תמיד צריכה להיות בכל הפגישות אינה מדויקת, שלא לומר לפעמים מכשילה ומעכבת.

4. מה כל צד רוצה?

מהם הנושאים לדיון במשא ומתן כולו? וספציפית בפגישה זו? הגדירי לעצמך מה את מבקשת להשיג. הדרך הטובה ביותר לעשות זאת היא להעלות על כתב פסקה קצרה שתסייע לענות על השאלה. מרבים הנכנסים למשא ומתן יודעים באופן כללי מה הם רוצים אך הם לא יורדים לפרטים בעת ההכנה (בדרך כלל הפרטים נדונים בקול רם לראשונה בפגישת המשא ומתן). כחלק מההכנה שלך, תשאלי עצמך- מה מכלול האינטרסים שלי להצלחת העסקה? מה התעדוף בינהם? מהם אלו של הצד השני? האם מעניין אותי המחיר או להכניס רגל בדלת של הלקוח? מה הצורך בעצם סגירת העסקה או התנאים לסגירתה? האם יש מקום בו תעדיפי לא להגיע להסכם? מהו? מה יהיה הסכום אותו רק תציגי כאחרון? מדוע אותו ולא אחר?

עשי שימוש ביכולת הראייה המרחבית שלך כאישה על מנת לבחון אינטרסים נוספים, פרט לאילו הקלאסיים המופיעים על השולחן: שיקולים לא מוחשיים כמו אי יצירת תקדים, שמירה על מוניטין, אינטואיציה, אגו או הפחד לצאת פראייר, הם אינטרסים המניעים אותנו על שולחן המשא ומתן בדיוק כמו השיקול הכלכלי – אם לא יותר.

5. מה תהיה התשובה שלך?

הכיני סט של טיעוני תגובה לדברי הצד השני: כקונים פוטנציאלים- אנו יודעים שנרצה לשלם כמה שפחות. כמוכרים פוטנציאליים- אנו נרצה את המחיר הגבוה ביותר. דינאמיקה מובנת זו קיימת בכל אינטראקציה של מוכר-קונה. לכאורה אין בסיס להסכם ועדיין המסחר מתקיים, מהסיבה הפשוטה שהמחיר אינו השיקול היחיד של הצדדים למשא ומתן: מדוע מוצר זה ולא אחר? מהם יתרונותיו על פני המתחרים? מדוע זהו המחיר? מדוע אין אפשרות למחיר אחר? מדוע זוהי ההנחה שנותנים? ובעבור מה היא ניתנת (בעבור היותו לקוח ראשון, מחיר היכרות, לאור התחייבות לעסקה נוספת בעתיד וכיוצ"ב).

6. מה תומך בטיעונים שלך?

הכיני סט של תומכי טיעונים: מטבע הדברים, טיעונים שלך יתפסו בעין אחרת, היות ויש לך את האינטרס המובנה בשכנוע הצד השני בעמדתך במהלך משא ומתן. מסיבה זו קריטריונים חיצוניים, אשר תומכים בטיעונים שלך, יסייעו בהנעת הצד השני לכיוונך: מחירון יצחק לוי, דו"ח שמאות, סקר שוק, כתבה התומכת בטיעון שלך, תקדים משפטי או נוהג בענף- כל אילו קריטריונים חיצוניים קבילים לעזרתך.

7. איך נכנסים למשא ומתן?

תכנני טוב את המהלך: החל ממיקום הפגישה ועד לגישה איתה את רוצה לבוא לשולחן:

• מה כדאי יהיה יותר לעשות קודם? האם לפנות קודם לבוס שלך עם ההצעה או ישירות ללקוח? האם לרתום עמיתים לרעיון או להציגו בעצמך?
• האם להציע הצעת מחיר אחת או כמה? למה זוהי תשובתך?
• האם לעבוד ישירות מול עמיתך בצד השני או שאולי עדיף להרחיב את מעגל הנוכחים בכדי לסגור את העסקה?
• האם את מוסמכת לבצע העסקה או שאת רק מנהלת את המגעים ומישהו אחר (גבר!!) מקבל את ההחלטה? ובצד השני?

לסיכום,

ההכנה במשא ומתן היא שלב קריטי להצלחתו. מחקרים אומרים כי על כל שעת משא ומתן ממוצע ההכנה לקראתה צריך להיות כפול- הכנה של שעתיים.

הכנה תסייע לך לדעת טוב יותר מה את רוצה בתמורה למה ואיפה את לא יכולה להתגמש. כאשר אנו יודעים באמת איפה מרחב ההסכמה (Zone of possible agreement בעגה המקצועית) הסירוב או דחיית הצעה באה ממקום אמיתי והדבר ניכר על שולחן המשא ומתן. הכנה מסייעת לך להיות יותר עיניינית ומבוססת אינטרס בשיח שלך, וקשה יותר לקחת אותך למקומות אחרים, פחות רלוונטיים לעסקה.

והיתרון הגדול: ברוב המקרים, ממעט הצד השני לעשות הכנה.. כל הכנה שאת תעשי תקנה לך יתרון משמעותי ושליטה בתהליך המשא ומתן מולו. ויתרון זה, יוביל אותך בבטחה לתוצאה המיוחלת.

בהצלחה!

לפוסט המקורי בבלוג של ונסה סיימן

לבלוג של ונסה סיימן

צילום:

http://www.flickr.com/photos/djking/