המשרד הווירטואלי שלך: איך לנהל עסק מהבית

שינית סטטוס לעצמאית ובחרת לקדם את היוזמה שלך בעסק שאת מנהלת מהבית. אבל מה קורה כשאת זקוקה למשרד משלך? הכנו עבורך את המדריך שיעזור לך לעשות את זה נכון

30/11/2017
מדור שיווקי קבלו עדכונים ממדור
  • בדואר
  • RSS

החלטת להגשים את החלום ולנהל את העסק שלך מהבית. אבל בבית שלך אין מספיק מקום גם לך וגם למזכיר/ה, לא נוח לקיים שם ישיבות ולא תוכלי לענות לטלפונים בשעות בהן המשפחה בבית. הפתרון? VO  - virtual office, משרד וירטואלי שישלים את כל הפונקציות שחסרות לעסק שעובד מהבית מבלי שתאלצי להגמיש את השעות בהן העסק שלך פועל.

רון יריב, מנכ"ל ריג'ס ישראל, נותן לנו טיפים שיעזרו לך לנהל עסק גדול, גם מבית קטן.

עבודה מהבית (צילום:shutterstock)

יש ארבעה דברים שחשוב לקחת בחשבון כשאת מחליטה לנהל עסק מצליח מהבית

1.  מקום נוח ושקט לקיים בו ישיבות, פגישות, ראיונות. למה לא בבית?

בית הוא בית הוא בית. גם אם את העסק שלך הקמת בחדר שהוקצה במיוחד לצורך זה, עדין ברקע יהיו שכנים, ילדים, החתול שלא הצלחת לחנך והאווירה לא תהייה אוירה עסקית. חוצמזה, סביר להניח שגם לך כמו לכל אדם בריא בנפשו יש "מגירת בלאגן" שלא היית רוצה שתהווה תפאורה לפגישה חשובה. פגישה בבית קפה לא תמיד נוחה ובוודאי לא מבטיחה מקום שקט ופנוי למשך הזמן שאת זקוקה לו.

מרחב עבודה שנראה בדיוק שפי שהיית מעצבת בעצמך (צילום: שחר תמיר)

איך לבחור את  מרחב העבודה שלך לפגישות וישיבות?

חשוב שתזכרי שהרושם הראשוני של המשרד חשוב לא פחות מהרושם הראשוני שלך, גם במקרה הזה שלושים השניות הראשונות יקבעו איזה רושם יעשו הבניין, עמדת הקבלה והמשרד. בחרי משרד בו תקיימי באופן קבוע את פגישות העבודה. חשוב שהבניין יהיה ממוקם בסביבה בה פועלים עסקים בעלי אופי דומה, ועסקים בעלי פוטנציאל לשיתופי פעולה. האטמוספרה העסקית המשותפת תהייה נוחה לקיום מפגשים בעלי אותה שפה עסקית.

מרחבי העבודה הפתוחים וחדרי הישיבות בריג'ס, מסביר רון, תוכננו ועוצבו באופן  שמשרה אווירה עסקית עם טעם אישי. את מכירה את עצמך היטב ותוכלי לבחור את המשרד או חדר הישיבות בו תהיי מרוכזת ופנויה מחשבתית לעבודה.

חשוב גם לוודא שחוזה העבודה עם המשרד הווירטואלי מגלם בתוכו את כל ההוצאות הנלוות כמו חשבונות חשמל, אינטרנט, מים ושימוש במטבח.  וודאי שיש באפשרותך לקבוע מראש מספר קבוע של פגישות במשרד. האפליקציה של ריג'ס, מסביר רון, מאפשרת לך להוסיף שעות עבודה, ולשנות את בחירת חלל העבודה בהתאם לשינויים של הרגע האחרון.

 2. מענה אישי לטלפונים

העבודה מהבית לא מאפשרת לך לענות לטלפון ולהיות פנויה לשיחה בשעות בהן בני הבית נמצאים. גם בשעות בהן את לבד בבית, מדגיש רון, את צריכה מישהו שיקבל עבורך שיחות והודעות בזמן שאת עסוקה. אם את עובדת עם לקוחות או ספקים ממדינות בהן שעון הזמן שונה, הצורך הזה אף גדל. בריג'ס קיים משרד וירטואלי שמספק מענה טלפוני אנושי מקצועי ויעיל שיקל עליך לחזור אל כולם בצורה מסודרת. למענה הטלפוני ערך רב בניהול הזמן שלך, ורון ממליץ שתתרגלי לתכנן מראש לוח זמנים מסודר וזמן קבוע בו תטפלי בפניות ללקוחות.

חללי עבודה משותפים בריג'ס (צילום שרון צרפתי)

למה לשים לב במענה טלפוני וירטואלי?

  • בקשי מנציג המשרד הווירטואלי לשמוע ולראות כיצד מנגנון המענה הטלפוני עובד. – וודאי שמי שמקבל עבורך את השיחות יהיה מקצועי, אמין ורהוט.
  • מומלץ לאיית בעברית ובאנגלית את שם העסק ואת שמך כדי שנותן המענה הטלפוני יהגה את השמות נכון.

 3.  טיפול בדואר

בואו נודה על האמת, יש משהו בדואר הזה שמגיע במעטפות שמפעיל בנו את יצר הדחיינות גם אם אף אחד לא ידמיין שיש לנו כזה. שלא לדבר על דואר רשום שגוזל מאתנו זמן יקר של יציאה מהעבודה והמתנה בתור. מצאי שרות שיטפל גם בקבלת הדואר, במענה, למכתבים, תיוק ניירת וכדומה וכבר עשית צעד נוסף לייעול העסק .

4.  כתובת עסקית

חשוב שכתובת העסק שלך תהייה כתובת של סביבה עסקית יוקרתית באזור בו מתנהלים עסקים דומים, ולא כתובת הבית,  מסביר רון מריג'ס, גם מפני שלא היית רוצה שכתובת הבית שלך תהייה חשופה. עסק שממוקם באזור יוקרתי משדר רצינות ואמינות. אל הכתובת הזו יופנה הדואר, וזו תהייה הכתובת ממנה הדואר שלך ישלח.

חשוב  שתדעי אם העסק שלך במגמת התרחבות אל השוק העולמי, כדאי לבחור כתובת קבועה בסביבת עסקים יוקרתית במדינות אחרות.

***************

 




מיטב הכתבות והבלוגים של סלונה: בסלולרי שלך | במייל שלך

בחזרה למעלה