הבלוג של Amit Segal

החיים בתבניות

לראשונה בחיי הבנתי מה בדיוק אני רוצה לעשות, אז הקמתי עסק אחרי 12 שנים כשכירה ורתמתי לתוכו את כל הידע והניסיון שלי בכל הנוגע לניהול הבק אופיס ופרויקטים. אז סדר וארגון זה השם הנרדף שלי. מעבר לזה, אני כותבת ספר אותו אני מגדירה... +עוד

לראשונה בחיי הבנתי מה בדיוק אני רוצה לעשות, אז הקמתי עסק אחרי 12 שנים כשכירה ורתמתי לתוכו את כל הידע והניסיון שלי בכל הנוגע לניהול הבק אופיס ופרויקטים. אז סדר וארגון זה השם הנרדף שלי. מעבר לזה, אני כותבת ספר אותו אני מגדירה כמציאות בדיונית. מממשת את האהבה שלי למשחק כל יום שישי, יחד עם המנטור עודד קוטלר וחבורה אינטימית של שחקנים. משתדלת ממש ממש לעשות רק את הדברים שעושים לי טוב והופכים אותי לשמחה. :)

עדכונים:

פוסטים: 12

החל מינואר 2017

הצצה לתהליך גיוס נכון מפוסט שעדיין לא פורסם, מה זה הדבר הזה שאני בדיוק עושה ולמה יש כאן תמונה מפורים :)

11/11/2017

אז כשהקמתי את עמית סגל – A.S.P והתחלתי “לאדמן” ללקוחות שלי את המשרד, שמעתי לא מעט דברים כמו “את חייבת לעזור לי למצוא מנהלת משרד נורמלית, כזו שתישאר, עם ראש גדול, מסודרת, תקתקנית, שאני לא אצטרך לעשות עליה פולואו אפ” – הרבה יותר מדי אם תשאלו אותי.

(וככה היא כשמגיעה השעה שש)

כשהחלטתי לפתוח עסק שמתמחה בין היתר בייעול תהליכים אדמיניסטרטיביים (למרות שזו מילה ארוכה) או בגירסה הקצרה- ייעול העבודה המשרדית, זה לא הגיע מתוך גחמה או שעמום. זה הגיע תוך כדי חיפוש עבודה, תוך כדי חיפוש הדבר הבא שיאפשר לי לפרוש את הכנפיים ולעוף. בתקופה ההיא, קיבלתי מספר הצעות עבודה ותוך כדי שיחות, התחלתי לשאול שאלות מכוונות. זה תפס הרבה אנשים בהפתעה וזה בעיקר מה הפתיע אותי . כששאלתי “מה היא צריכה לדעת? או “מה היא צריכה לעשות?” נאמרו לי דברים כמו “הכול”, “להפעיל את ההיגיון”, “נו את יודעת – מישהי כמוך”. אז התחלתי לשאול אותם ואת עצמי, מה זה אומר מישהי כמוני?

אז התחלתי לפרוט את היכולות שלי, את הידע שלי והכי חשוב את הניסיון שלי, גם כמנהלת משרד באחת מחברות ההפקה הכי טובות בארץ – סקיי, וגם כמנהלת פרויקטים במחלקת ההופעות הבינלאומיות בחברת בלוסטון גרופ.

אני, גירסת 2007, קצת לפני שגיליתי את הכוחות המיוחדים שלי.

אני, גירסת 2007, קצת לפני שגיליתי את הכוחות המיוחדים שלי.

אז מה עשיתי?

התחלתי לכתוב ולהבין שיש לי שיטה. ומהרגע הזה דברים פשוט קרו. זה התחיל בפגישת ייעוץ של מישהו שחיפש מפיקה בכירה, המשיך עם לקוחה נוספת שביקשה להחליף את מנהלת המשרד הקיימת כי היא לא מאורגנת ובכלל האנרגיות שלה היו מבאסות, כאלו שכשנכנסים למשרד כל חיוך שהיה פרוש על הפנים שלכם -נמחה בשניות אה, והייתה גם חברה עם קפיצת גדילה שפשוט עד אותו רגע לא היה להם צורך במנהלת משרד.

 אצל כל אחד ואחת מהלקוחות שלי, אני מתחילה תמיד בשאלות:

  • מה הצורך?
  • מה לא עובד עכשיו?
  • לאן היית רוצה לקחת את זה?
  • אם הייתי מחזיקה בידי שרביט קסמים – איך דברים היו נראים במשרד?

אז אם אנחנו נפגשים עכשיו לפגישת הכרות, כי ממש בא לכם לשמוע מה אני עושה ובאמת הייתי מחזיקה בידי שרביט קסמים – איך היה נראה המשרד שלכם?

תרשו לי לרגע, להוליך אתכם בדרך שלי ולו לכמה דקות (או לפחות עד שתסיימו לקרוא).

אחרי שלב השאלות, אני צופה בכם ובהתנהלות המשרד, מדברת עם הצוות שלכם, שואלת שאלות והמון. (כבר בספר המחזור שלי בכיתה ו’ תייגו אותי בתור זו ששואלת הרבה :) )

ואז קורה הקסם. יש אנשים שרואים מספרים שרצים להם בראש – אני רואה תהליכים. דרך התצפיות והראיונות, אני מקבלת תמונה ברורה של התנהלות הדברים, מבינה מהר מאוד, מה עובד, מה לא עובד, מה יש לתקן ובעיקר – איך לתקן את זה.

בדרך המשותפת שלנו, אני עוזרת לכם לדייק תהליכים קיימים, יוצרת חדשים ויעילים, כאלו שמותאמים באופן אישי לצרכים שלכם ושל העסק שלכם, אני מגדירה מחדש את תפקיד מנהלת המשרד, מכשירה את הקיימת ובמידת הצורך, גם מגייסת חדשה. כי האמת, לא תמיד צריך להחליף אותה. ואם באמת אין ברירה וצריך לגייס מישהי חדשה, זה הרגע בו עולות כל השאלות – איך יודעים את מי לגייס? איך מוצאים את הוונדר-וומן הפרטית שתתאים בדיוק אליכם? כזו שלא תעזוב אחרי 3 חודשים? או כזו שתשאירו מחוסר ברירה רק כי אין לכם כוח כבר לגייס מישהי נוספת אז אתם מתפשרים.

אז מה אני עושה בעצם? ובעיקר, מה יוצא לכם מכל התהליך הזה? (או לפחות חלק מהדברים)

  • ייעול העבודה המשרדית ע”י בניית תהליכים אדמיניסטרטיביים (שוב המילה הארוכה הזו) שמותאמים אליכם, לעובדים שלכם ובעיקר לאופי ולצרכים העסק שלכם.
  •  יצירת תהליכים מדויקים שחוסכים לכם זמן שחוסך לכם כסף.
  • הגדרות תפקיד נכונות שחוסכות עשייה כפולה של אותה המשימה.
  • יצירת שיטה למעקב אחרי ביצוע משימות כדי שדברים לא יפלו בין הכיסאות כי יש מישהו שיודע להסתכל על התמונה הגדולה יחד עם הפרטים הקטנים.
  •  בניית מכונת  Back Office עם מינימום מאמץ להפעלה, שמאפשרת לכם שקט נפשי.
  • מנהלת משרד שעוברת הכשרה אישית שלי, שתהיה צומת יודע-כל (כמו שאני אוהבת להגיד), כזו שיודעת לחבר בין יד ימין ליד שמאל ולשאר חלקי המערכת, כזו שיכולה להזיז הרים בקלות (גדולים כקטנים), כזו שאין דבר שקורה במשרד והיא לא יודעת עליו.
  • אני מפנה לכם זמן ואנרגיה כדי שתוכלו להיות מנהלי החברה ולא האדמיניסטרטורים שלה.

אחד הדברים שאני אוהבת לייצר זה תחושה של שקט וביטחון ואם אני יכולה לעשות את זה עבור הלקוחות שלי, מבחינתי זכיתי.

Amit_Managing_SixHands191017

ואם בא לכם לנסות לבד, הנה לכם הצצה לתהליך גיוס נכון שמתחיל בפירסום מודעת דרושים נכונה, שהתחיל בהגדרת תפקיד נכונה וימנע מתיבת המייל שלכם להתפוצץ בקורות חיים לא רלוונטיים:

זה מתחיל במודעת דרושים טובה ומדויקת. למעשה, מודעת הדרושים היא שלב הסינון הראשון בתהליך מציאת מנהלת המשרד, ולא שלב סינון קורות החיים, כמו שרובינו נוטים לחשוב.

אל תכתבו “ידע באופיס”. אם היא צריכה להכיר אקסל ברמה גבוהה – תכתבו את זה.

אם היא תידרש לנהל את עמוד הפייסבוק ו/ או את האתר שלכם – תציינו את זה, זה לא מובן מאליו בכלל.

תהיו כנים עם עצמכם לגבי מהי דרישה ומהו יתרון- אם היא צריכה להפיק חשבוניות, או לדעת מה זה מע”מ, אל תרשמו “הנה”ח בסיסית – יתרון” אלא חובה.

ואיך לא… רמת האנגלית. אם יש לכם לקוחות או ספקים דוברי אנגלית, רמת האנגלית שלה חייבת להיות רהוטה גם בכתב וגם בעל פה (היא הרי עונה גם לטלפונים – לא?)

אפשר להמשיך ולהרחיב אבל נראה לי שהבנתם את העניין, כדי למצוא את מנהלת המשרד הכי מתאימה לכם, תשקיעו זמן בהגדרת התפקיד שלה וכתיבת מודעת הדרושים.

אלו הדברים שאני מקפידה עליהם כשאני מפרסמת מודעת דרושים עבור הלקוחות שלי, ולכן רוב קורות החיים שאני מקבלת הם רלוונטיים.

אה.. וכמובן שתמונה יפה ונכונה תמיד עוזרת ;)

יש לי לקוחות שיגידו שהתיאור הזה מקטין את העשייה שלי ואולי הן צודקות אבל את זה כבר תצטרכו לראות בעצמכם כשניפגש.

מוזמנים להיכנס לעמוד המקצועי שלי בפייסבוק (האתר יעלה מש בקרוב) ולקבל טיפים, ידע ואת המספר שלי כדי לתאם פגישה ללא עלות

עמית סגל – A.S.P – עמוד הפייסבוק שלי

והנה גירסה נוספת של שקט :)

[youtube u9Dg-g7t2l4]

עוד מהבלוג של Amit Segal

שלום עולם!

ברוכים הבאים לבלוג החדש שלי!...